Auditoria de Fase 1

Antes de efectuar a sua avaliação precisamos de saber se o sistema está pronto. Isto é feito durante a nossa primeira visita. Esta visita fase 1 é normalmente realizada no local.

Realização da Visita – Fase 1

Durante esta visita iremos:

  • fazer uma avaliação do local e das condições especificas da sua organização; 
  • discutir com elementos da sua organização no intuito de saber o grau de prontidão em relação a uma visita Fase 2; 
  • ter uma noção de como são compreendidos os requisitos da norma e do progresso no sentido do cumprimento dos mesmos; 
  • recolher informação sobre o âmbito do seu sistema de gestão, os processos e localizações da sua organização e os aspectos regulamentares e estatutários relacionados.  Por exemplo podem ser incluídos os aspectos legais e ambientais e os riscos associados; 
  • acordar os pormenores para a visita de Fase 2 e como os recursos LRQA vão ser atribuídos à realização da mesma; 
  • tentar perceber o seu sistema de gestão e as suas operações para que seja possível focar no planeamento da segunda visita; 
  • confirmar se a sua organização está a planear e realizar auditorias internas e revisão pela gestão; 
  • verificar se o nível de implementação do sistema de gestão é suficiente para planear a realização da visita de Fase 2.

Comunicação

Os resultados da visita Fase 1 serão comunicados antes da equipa de avaliação deixar as vossas instalações. Serão comunicadas quaisquer áreas de preocupação que podem ser consideradas como não conformidades durante a visita de Fase 2.

O intervalo entre as duas visitas dependerá do tempo que for considerado necessário para resolver eventuais questões levantadas durante a primeira visita.

Próximo Passo:

Visita Fase - 2

Auditoria de Fase 2 - Avaliação Inicial

A sua organização já está pronta para a visita final da certificação.

Esta visita será realizada na vossas instalações. O objectivo desta visita é avaliar a implementação e eficácia do seu sistema de gestão.  Iremos recolher evidências de que o sistema de gestão está em conformidade com a norma e demais requisitos da certificação.

Realização da Visita Fase 2, Avaliação Inicial

Durante esta visita a equipa de auditoria irá avaliar uma quantidade suficiente das actividades da sua empresa para permitir uma tomada de decisões acerca da implementação e adequação do sistema de gestão.

Durante a visita serão entrevistados elementos do pessoal da empresa incluindo a gestão do topo de modo a assegurar que o sistema está implementado e compreendido ao longo de toda a organização.

A equipa de auditoria irá analisar todas as informações e evidências recolhidas durante as duas visitas no sentido de decidir se todos os requisitos da certificação têm sido atingidos e se existem ou não não-conformidades. A equipa auditora, com base na sua experiência, poderá também propor oportunidades de melhoria.

Iremos analisar o seu sistema de gestão para abordar pelo menos os seguintes pontos:

  • informação e evidências sobre a conformidade sobre todos os requisitos da norma
  • monitorização do desempenho, medição, comunicação e revisão contra objectives e metas chave
  • o desempenho do seu sistema de gestão em relação ao cumprimento dos requisitos legais 
  • controlo operacional
  • auditoria interna e revisão pela gestão
  • responsabilidade da gestão para as políticas da organização
  • ligações entre os requisitos da(s) norma(s), política, objectivos e metas, requisitos legais, responsabilidades, competência dos colaboradores, operações, procedimentos, dados sobre o desempenho e resultados das auditorias internas.

Comunicação 

Após a realização da visita Fase 2 a equipa de auditoria fará um relatório da visita que será discutido e entregue na reunião de fecho. Esta relatório compreende um registo dos resultados da avaliação, potenciais áreas para melhoria e eventuais não conformidades identificadas e aceites

Fase 3 - Auditorias de Acompanhamento

Para demonstrar que o seu sistema de gestão se mantêm eficaz e para acompanhar o progresso desde a última visita, realizamos auditorias de acompanhamento com periodicidade semestral ou anual. Esta é definida em função das suas necessidades e previamente acordada.

As auditorias de acompanhamento pretendem confirmar que o sistema de gestão certificado continua a:

  • ser mantido;
  • está a funcionar devidamente;
  • atinge os seus objectivos de melhoria contínua.atinge os seus objectivos de melhoria contínua.

Contacto pré-visita

Para clientes…

a) Recentemente certificados: O auditor discute a metodologia e a melhor maneira de adaptá-la à sua organização, acordando os requisitos de interacção com as diversas direcções e com a gestão de topo assim como as restantes àreas envolvidas.

b) Habituados às auditorias de acompanhamento: O auditor confirma as áreas auditadas e as situações pendentes de visitas anteriores, acordando as interacções necessárias com as áreas envolvidas.

Se a visita for a última antes da renovação da certificação, os auditores irão introduzir os temas de Revisão e Planeamento do Sistema.

Entrevista com a gestão de topo

O auditor irá…

  • Introduzir as razões e assuntos principais da auditoria.
  • Estabelecer que assuntos são importantes para o cliente e restantes partes interessadas para os incorporar na auditoria.
  • Identificar onde os sistemas de gestão podem ser usados para a melhoria contínua em linha com a estratégia da empresa.
  • Ouvir os pontos de vista sobre questões relevantes para a auditoria.
  • Analisar objectivos actuais e futuros da organização e identificar oportunidades de actuação do sistema de gestão.

O Plano da Visita

A partir dos assuntos relevantes para esta visita (ou futuras), o auditor identifica os departamentos, áreas, processos e/ou sistemas que vão ser auditados, estabelecendo um plano de visita detalhado com horários, caso seja necessário.

Realizar a Auditoria

Quando realizar a auditoria, o auditor irá:

  • Auditar as áreas e os assuntos conforme planeado. O auditor pode seguir trilhos que não estavam identificados no plano inicial se eles forem significativos para o assunto em questão.
  • Utilizar as auditorias às áreas para confirmar que os controlos do sistema estão a ser aplicados e são suficientes.
  • Determinar se o sistema de gestão está a ser usado para gerir e melhorar as áreas críticas de desempenho.
  • Reportar quaisquer fraquezas do sistema e a sua eficácia, além de sugerir potenciais melhorias.

Reportar a visita - O Relatório de Auditoria

O relatório de visita deixado consigo após a conclusão da reunião de fecho irá:

  • Conter um sumário da análise dos assuntos e áreas relevantes
  • Acompanhar o desempenho de objectivos de mehoria chave
  • Registar as evidências observadas e os trilhos percorridos, incluindo a sua avaliação e conclusão
  • Registar quaisquer constatações positivas, neutrais ou negativas
  • Registar a conclusão geral sobre a eficácia e conformidade do sistema de gestão
  • Identificar temas e áreas para a próxima visita.

Feedback para a gestão de topo

Na reunião de fecho, o auditor irá:

  • Apresentar o enquadramento geral das constações e declarar as suas conclusões.
  • Realçar os pontos de melhoria.
  • Descrever as fraquezas do sistema e discutir possíveis acções correctivas.